Starostwo Powiatowe w Płocku Biuletyn Informacji Publicznej

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE DO ZARZĄDU POWIATU W PŁOCKU

Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928), zwanej dalej ustawą.

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się na formularzu do pobrania poniżej (załącznik nr 1) oraz przekazuje:

1) w formie elektronicznej na adres e-mail sygnalista@powiat.plock.pl

lub

2) w formie papierowej na adres: Starostwo Powiatowe w Płocku ul. Bielska 59, 09-400 Płock z dopiskiem na kopercie „Informacja o naruszeniu prawa – zgłoszenia zewnętrzne - Sygnalista”. Tak zaadresowaną kopertę należy włożyć do drugiej koperty i ponownie zaadresować na wyżej wskazany adres Starostwa Powiatowego w Płocku.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

1. Zgłaszający jest osobą fizyczną.
2. Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy.
3. Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy.

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Przepisy dotyczące ochrony sygnalisty stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo pozostają bez rozpatrzenia.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

1. Koordynator przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub jeżeli występuje uzasadniona podstawa by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że dla rozpatrzenia zgłoszenia właściwy jest inny organ publiczny, Koordynator przekazuje zgłoszenie do właściwego organu niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni oraz informuje o tym sygnalistę.
3. Koordynator może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

4. W uzasadnionych przypadkach Koordynator może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym lub innej jednostce w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

5. Organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną o wynikach postępowania wyjaśniającego oraz podjętych dalszych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

W uzasadnionych przypadkach Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Koordynator nie realizuje obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty, jeżeli nie jest znany jego adres do kontaktu.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Organ publiczny zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie poprzez uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych następuje na zasadach określonych w art. 8 ustawy, który brzmi:

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

3. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 2, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

4. Organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

5. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

6. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

9. W przypadku, o którym mowa w ust. 7 i 8, Rzecznik Praw Obywatelskich, podmiot prawny i organ publiczny usuwają dane osobowe oraz niszczą dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

10. Przepisu ust. 9 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

 Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Po weryfikacji zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie podlega rozpoznaniu, zostają podjęte działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się protokół ustaleń zawierający opis stanu faktycznego, wnioski w zakresie potwierdzenia naruszenia prawa oraz propozycje dalszych działań następczych.

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. W przypadku stwierdzenia albo podejrzenia działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, organ publiczny przyjmujący zgłoszenie zobowiązany jest do podjęcia środków zaradczych, które zmierzają do uniemożliwienia działania odwetowego lub usunięcia jego skutków.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Zgodnie z art. 4¹ ustawy z 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534) osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, zachęcamy do korzystania z obowiązującej w Starostwie Powiatowym w Płocku Procedury zgłoszeń wewnętrznych wprowadzonej Zarządzeniem Nr 57/2024 Starosty Płockiego z dnia 18 września 2024 r. zmienionej Zarządzeniem Nr 5/2025 Starosty Płockiego z dnia 28 lutego 2025 r. Formularz do pobrania poniżej (Załącznik nr 2). Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane przez poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Starostwie:

1) w formie elektronicznej na adres e-mail sygnalista@powiat.plock.pl

lub

2) w formie papierowej na adres: Starostwo Powiatowe w Płocku ul. Bielska 59, 09-400 Płock     z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie nieprawidłowości – Sygnalista”. Tak zaadresowaną kopertę należy włożyć do drugiej koperty i ponownie zaadresować na wyżej wskazany adres Starostwa Powiatowego w Płocku;

lub

3) osobiście albo telefonicznie (tel. 24 267 67 33) do osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń – Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych (pokój 216 a), a w przypadku jego nieobecności do Inspektora w Wydziale Organizacji i Nadzoru (pokój 216).

 Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich: 

Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa

Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499

Zgłoszenia przyjmowane w dwa dni w tygodniu:

- wtorek, w godz. 8.00 - 16.00;

- czwartek, w godz. 9.00 - 17.00.

 Formularz zgłoszeń zewnętrznych: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_zgloszenia Formularz wniosku o udzielenie porady: https://sygnalisci.brpo.gov.pl/pl/formularz_wniosek_porada

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

Adres: Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa tel. centrali: (22) 55 17 700

Zgodnie z art. 57 ustawy kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Załącznik nr 1 - formularz zgłoszenia zewnętrznego

Załącznik nr 2 - formularz zgłoszenia wewnętrznego